Les nombreux avantages de la dématérialisation des factures
C’est quoi la dématérialisation des factures ?
D’après le spécialiste de la facturation électronique Freedz, on peut distinguer deux sortes de dématérialisation des factures :
La facture numérisée, qui consiste tout simplement à scanner une facture papier afin d’en avoir une version numérique, ce qui permet de l’envoyer par email et de l’archiver informatiquement. Elle prend le plus souvent la forme d’un fichier PDF basic et n’a aucune valeur légale: en cas de contrôle il faudra présenter la facture papier.
La facture électronique, qui est totalement dématérialisée (édition, envoi, archivage …) et qui peut avoir une valeur légale si certaines conditions sont respectées : authenticité de l’émetteur, intégrité du contenu, lisibilité du document …
Vous trouverez plus d’informations dans ce guide de la dématérialisation des factures.
Pourquoi dématérialiser les factures ?
Dématérialiser les factures, c’est d’abord une obligation pour toutes les entreprises, décidée par la loi de finances 2024 : les ETI et les grandes entreprises ont l’obligation d’émettre et de recevoir des factures 100% électroniques d’ici le 1er septembre 2026, tandis que les microentreprises, TPE et PME disposent d’une année supplémentaire.
Mais cette dématérialisation offre également de nombreux avantages :
– Réduction des couts liés à l’impression : plus besoin de systématiquement imprimer toutes les factures !
– Réduction des couts liés au stockage des factures papiers : l’archivage électronique (sur un ordinateur ou dans le cloud) est très abordable.
– Réduction des couts liés aux frais postaux : les logiciels de facturation permettent d’envoyer une facture en pièce jointe d’un email ou d’envoyer un lien de téléchargement.
– Diminution des risques d’erreurs de saisie et de manipulation grâce à l’échange automatique de données entre logiciels (par exemple un CRM et un logiciel de comptabilité)
– Gains de temps importants sur la facturation, ce qui améliore la productivité des salariés (qui peuvent alors se concentrer sur la vente, sur le service client, sur le développement de l’entreprise …)
– Réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise : une facture électronique a un impact environnemental très inférieur à une facture classique.
– Sécurisation des données grâce au chiffrement, afin de limiter les risques en cas d’incident, de perte ou de vol.
– Automatisation des processus (création, envoi, validation, archivage …) : vous pouvez par exemple, depuis la même interface, créer un devis et l’envoyer à un client afin de recueillir sa signature électronique, transformer en un clic de souris ce devis accepté en facture, l’archiver automatiquement une fois le paiement reçu …
– Compatibilité avec la signature électronique : les clients grand public comme les clients professionnels peuvent accepter un devis ou valider une facture en les signant électroniquement.
– Raccourcissement des délais de validation et de paiement entre fournisseurs et clients
– Conformité et traçabilité améliorées
– Intégration avec d’autres outils : en faisant le choix d’un logiciel SaaS, vous disposerez d’API qui vous permettront de connecter vos outils entre eux afin de faciliter l’échange de données. Vous pourrez ainsi connecter un logiciel de facturation avec un CRM, avec un ERP, avec un logiciel de comptabilité …
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