When I Work

When I Work : présentation de ce logiciel de planning d’équipe

▶ When I Work est un logiciel de planning d’équipe utilisé par de nombreuses entreprises et professionnels en France et dans le monde.

▶ When I Work coûte 2,50 $ par mois en version Starter et 6,00 $ en version Advanced.

When I Work : La planification américaine simplifiée pour les équipes horaires

When I Work est un logiciel de suivi du temps primé qui aide les chefs de projet et les responsables à suivre chaque tâche de chaque projet. Ils peuvent créer des plannings en quelques minutes et les partager avec leurs équipes. L’avantage principal ? L’outil est entièrement gratuit pour un maximum de 75 utilisateurs.

Résultat : les utilisateurs gagnent en moyenne 8 heures par semaine sur les tâches répétitives comme la planification des horaires et le suivi des présences. Grâce à une automatisation accrue et une meilleure responsabilisation des employés, l’absentéisme est considérablement réduit et la productivité est optimisée. Les responsables n’ont plus à craindre les dérives de projet, car ils peuvent facilement suivre les demandes de congés et de changements d’horaires.

Ils n’ont donc plus besoin de recréer des plannings complets, car ils peuvent examiner et approuver les demandes des employés en temps réel. Un outil précieux pour des secteurs comme le commerce de détail, les services professionnels, la santé, l’informatique et l’éducation.

When I Work simplifie la planification et la communication des employés en utilisant un mélange innovant de technologies de communication collaborative, y compris le Web, les applications mobiles, la messagerie texte, les médias sociaux et la messagerie électronique.

Capture d’écran & vidéo de l’interface

L’interface graphique de When I Work est disponible en plusieurs langues, dont l’anglais, et est accessible depuis un ordinateur PC / Mac, un smartphone ou une tablette.



Comment ajouter des employés à votre modèle d’horaire de travail

When I Work : liste des fonctionnalités & intégrations

Caractéristiques principales

Ce logiciel de planning d’équipe offre de nombreuses fonctionnalités :

✅ Modèles d’horaires prédéfinis
✅ Glisser-déposer
✅ Synchronisation du calendrier (Google, Outlook)
✅ Gestion de la conformité
✅ Base de données des employés
✅ Gestion documentaire
✅ Gestion des pauses
✅ Rappels d’horaires
✅ Reconnaissance biométrique
✅ Suivi GPS et géolocalisation
✅ Import/Export de données
✅ API
✅ Contrôle d’accès et permissions
✅ Planification des installations et rendez-vous
✅ Réservation en ligne
✅ Analyses en temps réel
✅ Communication multicanal
✅ Heures facturables et non facturables
✅ Gestion des sous-traitants
✅ Pointage et Horloge de pointage
✅ Planification des employés
✅ Échange de quarts de travail (Shift swap)
✅ Gestion des disponibilités
✅ Intégration de la paie (QuickBooks, etc.)
✅ Messagerie d’équipe intégrée
✅ Suivi du temps et des présences
✅ Accès mobile (Android/iOS)
✅ Visibilité des heures supplémentaires
✅ Planification automatique
✅ Budgétisation et prévisions des coûts de main-d’oeuvre
✅ Alertes et notifications (Push, Email, SMS)
✅ Gestion des congés et absences
✅ Gestion multi-sites
✅ Rapports et analyses
✅ Recrutement et suivi des candidatures (ATS)

Planification des employés : La fonctionnalité de planification des employés permet aux entreprises de créer et de gérer facilement les plannings de leurs équipes. Son interface visuelle et intuitive facilite l’attribution des postes, le suivi des disponibilités et les échanges de postes. Ceci minimise les conflits, garantit une couverture optimale et améliore l’efficacité globale de la planification.

Horloge de pointage : La fonction de pointage permet l’enregistrement numérique des heures d’arrivée et de départ des employés, éliminant ainsi le suivi manuel. L’enregistrement précis des heures de travail, des pauses et des heures supplémentaires simplifie le traitement de la paie, réduisant les erreurs et facilitant la gestion de la paie pour les employeurs.

Gestion des ressources humaines : When I Work propose des fonctionnalités complètes de gestion des ressources humaines, incluant le stockage des informations des employés, la gestion des demandes de congés et le suivi des performances. La centralisation des tâches RH facilite l’accès aux données des employés, simplifie les processus et améliore la communication entre managers et employés.

Effectifs variables : Le logiciel gère aisément les employés aux horaires imprévisibles, optimise la répartition des équipes et s’adapte à l’évolution des besoins en personnel. Il garantit une coordination fluide avec une main-d’œuvre flexible.

Planification des ressources : La fonctionnalité de planification des ressources de When I Work permet aux entreprises de gérer et de réserver diverses ressources telles que des salles de réunion, du matériel ou des véhicules. Elle offre une plateforme centralisée pour la réservation des ressources, le suivi de leur disponibilité et la résolution des conflits. Ceci contribue à optimiser l’utilisation des ressources, à éviter les doubles réservations et à rationaliser les processus de gestion des ressources au sein de l’organisation.

Intégrations & API

Cette application offre une API et plusieurs intégrations avec d’autres logiciels pour le personnaliser selon vos besoins :

✅ ADP Workforce Now
✅ OnPay
✅ Medius
✅ ADP Celergo
✅ ADP Learning Management
✅ ADP Mobile Solutions
✅ ADP Next Gen HCM
✅ Rippling
✅ Gusto
✅ Quickbooks
✅ Crew
✅ ADP Onboarding
✅ ADP StandOut
✅ ADP Streamline
✅ ADP Succession Management
✅ ADP Total Absence Management
✅ ADP Workforce Now
✅ Facebook
✅ Google Workspace
✅ Paychex Flex

When I Work : tarifs des abonnements

Les tarifs de When I Work sont compris entre 2.50 et 6 dollars par mois, en fonction de l’abonnement et des options que vous choisirez :

▶ Forfait Starter: 2.50 $ par mois

▶ Forfait Advanced: 6.00 $ par mois

▶ Notre conseil : When I Work propose une version d’essai gratuite limitée à 14 jours vous permettant de tester la plupart de ses fonctionnalités avant de vous engager ! Consultez le site de l’éditeur pour l’obtenir.

Points forts & points faibles : pourquoi choisir When I Work ?

Points positifs de When I Work

✅ Tarif très abordable
✅ Logiciel récompensé par plus de 10 comparateurs
✅ Applications Android & iOS disponibles
✅ API ouverte et documentée
✅ Plus de 37 intégrations possibles avec des applications tierces
✅ Assistance technique étendue
✅ Formation possible
✅ Existe en version gratuite
✅ Essai gratuit

Points négatifs de When I Work

❌ Connexion Internet nécessaire

When I Work : alternatives & logiciels concurrents

Consultez le comparateur Logiciels de planning d’équipe publié par Logiciels.Pro pour découvrir de nombreuses alternatives à When I Work, comme par exemple Golee, Way2Rentals et Salonist mais aussi :

Alternatives When I Work	Prix	Essai gratuit
When I Work	2,00 € /utilisateur	❌
Sling	2,00 € /utilisateur /mois	❌
7Shifts	17,99 € /mois	✅
Homebase	14,00 € /mois	✅
Clockify	3,99 € /utilisateur /mois	✅
Harvest	10,80 € /utilisateur /mois	✅
Time Doctor	7,00 € /mois	✅
Toggl Track	9,00 € /utilisateur /mois	✅
Hubstaff	5,83 € /utilisateur /mois	✅

Vous pouvez aussi consulter nos autres comparatifs de logiciels de planning d’équipe :

When I Work : notre avis d’expert & témoignages des utilisateurs

Nous avons identifié plus de 1.497 critiques et commentaires d’utilisateurs déposés sur les principaux comparateurs d’avis logiciels concernant When I Work.

▶ Note moyenne de 4,49/5
▶ 4,67/5 pour la richesse fonctionnelle
▶ 4,83/5 pour le design
▶ 4,58/5 pour le SAV
▶ 4,50/5 pour le rapport qualité-prix
▶ When I Work a notamment été distingué dans les catégories workforce management et employee scheduling

▶ When I Work mérite d’après nous la note de 4,8/5 !

▶ De nombreuses références clients : Walgreens, Virgin America, Dunn Bros Coffee, Cold Stone, Optimizely, Ace, Aspen Snowmass, 1-800-Got-Junk, Medtronic, Uber…, des services Collaboration …

▶ Un hébergement de vos données aux USA (RGPD compatible)

▶ Une assistance technique complète et réactive : Documentation en ligne / SAV par email / SAV par téléphone

▶ De nombreux tutos et formations gratuites sur le site de l’éditeur pour aider à la prise en main du progiciel

Témoignage utilisateur n°1 : Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans When I Work ? L’application est simple d’utilisation, aussi bien pour l’employeur que pour l’employé. Je la recommande sans hésiter. Merci When I Work d’être lA pour nous, c’est vraiment très appréciable ! Qu’est-ce que vous n’aimez pas dans When I Work ? Franchement, je n’en vois pas. When I Work est vraiment fait pour tout le monde : accessible, rapide, facile A utiliser et économique ! Si vous ne l’utilisez pas encore, n’attendez plus pour commencer ! Quels problèmes When I Work résout-il et quels avantages en retirez-vous ? L’application nous aide A planifier les horaires de l’équipe, mais elle permet aussi A chacun de choisir ses horaires, d’échanger ou de supprimer des créneaux en cas d’indisponibilité, ce qui contribue A un meilleur équilibre !

Témoignage utilisateur n°2 : Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans When I Work ? L’indépendance employeur/employé et la facilité d’utilisation de la plateforme Qu’est-ce que vous n’appréciez pas dans When I Work ? Je n’ai pas encore constaté d’inconvénients A la plateforme Quels problèmes When I Work résout-il et quels avantages en retirez-vous ? Cette plateforme est un lieu de rencontre pour toute l’organisation, ce qui nous permet de minimiser les problèmes d’absentéisme.

Témoignage utilisateur n°3 : Qu’appréciez-vous le plus dans When I Work ? La facilité de planification, le fait que les employés aient leurs horaires A portée de main. Qu’appréciez-vous le moins dans When I Work ? L’exportation des feuilles de temps ou des plannings vers Excel n’est pas optimale. Je préférerais que les exportations de plannings se fassent au format de deux semaines et que les exportations de feuilles de temps soient présentées sous forme de tableau. Quels problèmes When I Work résout-il et quels avantages en retirez-vous ? La facilité de planification, la possibilité de pointer A l’arrivée et au départ, ce qui m’évite de collecter les feuilles de temps papier A chaque paie.

Témoignage utilisateur n°4 : Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans When I Work ? When I Work est facile A utiliser ! La planification est également simplifiée pour les responsables de l’entreprise. Qu’est-ce que vous n’appréciez pas dans When I Work ? Je n’apprécie rien dans When I Work. Quels problèmes When I Work résout-il et quels avantages en retirez-vous ? When I Work simplifie la planification en nous permettant d’attribuer des couleurs aux employés en fonction de leur niveau de compétence.

Vos questions sur When I Work & l’assistance technique

Découvrez nos réponses aux questions les plus couramment posées concernant le logiciel When I Work :

Qu’est-ce que When I Work ?

When I Work est un logiciel de pointage qui simplifie la gestion des présences. Simple d’utilisation et d’installation, il est disponible sur PC, tablette, ordinateur portable et smartphone. Vous pouvez installer un terminal dédié au bureau ou autoriser vos employés à pointer directement depuis leur appareil mobile. Cette seconde option est particulièrement utile pour les employés sur le terrain ou en déplacement. La plateforme permet de suivre les présences des employés où qu’ils soient. Grâce à la visualisation cartographique en temps réel et au suivi GPS, vous pouvez vous assurer qu’ils pointent bien depuis leurs lieux de travail respectifs. Un outil de planification facilite également l’organisation des plannings. Il est notamment très pratique pour identifier les besoins en personnel pour un poste donné. Parmi les autres fonctionnalités, citons une solution de paie simplifiée et les notifications push pour les informations relatives aux plannings.

Qu’est-ce que When I Work ?

When I Work est un logiciel de planning d’équipe.

Combien coûte When I Work ?

Les tarifs de When I Work débutent à partir de 2,50 dollars par mois et par utilisateur en version Starter et 6,00 dollars en version Advanced.

Puis-je essayer When I Work gratuitement ?

Oui, vous pouvez essayer When I Work gratuitement pendant 14 jours en vous inscrivant sur le site de l’éditeur.

Comment contacter le service client de When I Work ?

Le service client de l’éditeur est disponible via son site Internet (wheniwork.com) ainsi que par téléphone.

Ou sont hébergées mes données ?

When I Work dispose de centres de données aux USA, sur lesquels vos données seront stockées.

Comment utiliser When I Work ?

When I Work est un progiciel SaaS accessible depuis un ordinateur (Windows, Mac ou Linux) et depuis un smartphone / tablette (Android / iPhone). Vous n’avez besoin que d’un navigateur moderne (comme Chrome ou Firefox) pour l’utiliser.

Qui utilise When I Work ?

Toute personne qui gère des employés horaires, des petites entreprises aux grandes sociétés

When I Work est-il français ?

Non, When I Work est édité par une entreprise basée aux USA.

Dans quelles langues When I Work est-il disponible ?

Plusieurs langues sont disponibles : anglais …

Avec quelles applications When I Work peut-il s’intégrer ?

When I Work s’intègre facilement à de nombreux logiciels comme ADP Workforce Now, OnPay, Medius …

Est-ce que When I Work a une API ? Comment puis-je l’utiliser ?

Ce logiciel dispose d’une API ainsi que d’une documentation complète disponible sur son site Internet.