Une plateforme cloud de dématérialisation et de gestion documentaire
La transformation numérique et les évolutions réglementaires amènent les entreprises françaises à repenser en profondeur leurs processus administratifs. À l’approche de la généralisation de la facturation électronique, le choix des outils de dématérialisation devient un enjeu stratégique pour garantir la conformité, sécuriser les échanges et améliorer l’efficacité opérationnelle.
Dans ce contexte, Toshiba Tec accompagne les organisations avec une offre complète de dématérialisation et de gestion documentaire. Au cœur de cet écosystème, Sysnea 360 est une plateforme cloud de Gestion Électronique de Documents (GED) qui centralise, traite, sécurise et archive les informations de l’entreprise. Couplée à une Plateforme Agréée (PA) de facturation électronique, elle permet de répondre aux nouvelles obligations réglementaires tout en optimisant les processus métiers.
Qu’est-ce que Sysnea 360 ?
Sysnea 360 est une solution de GED et de dématérialisation développée par Toshiba, capable de s’interfacer avec une PA afin d’assurer la gestion complète des flux de facturation électronique.
La plateforme permet de centraliser l’ensemble des documents et processus de l’entreprise : factures fournisseurs et clients, contrats, ressources humaines, courriers, dossiers métiers ou encore documents qualité. Grâce à son environnement cloud sécurisé, Sysnea 360 facilite l’automatisation des traitements documentaires, améliore la traçabilité des informations et accélère la digitalisation des processus administratifs.
Associée à une Plateforme Agréée de facturation électronique, Sysnea 360 offre ainsi aux entreprises une solution complète alliant conformité réglementaire, gestion documentaire et optimisation des processus métiers.
L’objectif de Sysnea 360 est d’automatiser et de simplifier la gestion documentaire en éliminant les tâches à faible valeur ajoutée liées aux traitements manuels. La solution permet de réduire les risques d’erreurs, d’améliorer la traçabilité des informations et de fluidifier les échanges entre les différents services de l’entreprise, tels que la comptabilité, les ressources humaines, les achats ou la direction.
Accessible depuis un simple navigateur web, Sysnea 360 offre un accès sécurisé et centralisé aux documents et informations de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent ainsi consulter, partager et traiter les documents en toute simplicité, où qu’ils se trouvent, favorisant ainsi la collaboration, la mobilité et l’efficacité opérationnelle.
Accompagner les entreprises dans la réforme de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique constitue l’un des principaux chantiers de transformation des entreprises françaises. Elle prévoit la disparition progressive des échanges de factures au format PDF simple au profit de factures électroniques structurées (Factur-X, UBL ou CII), transmises via des plateformes habilitées et sécurisées.
Dans ce contexte, Sysnea permet aux entreprises de centraliser leurs documents, d’automatiser la digitalisation du processus de facturation et de répondre efficacement aux nouvelles exigences réglementaires, tout en conservant un environnement documentaire unique.
Les avantages de Sysnea 360 dans le cadre de la facturation électronique
- Émission et réception des factures simplifiées
Grâce à son interconnexion avec les plateformes agréées, Sysnea 360 facilite la préparation, l’organisation et l’intégration des factures électroniques. Les factures émises et reçues sont automatiquement centralisées dans la GED, garantissant une gestion documentaire fluide et sécurisée.
- Centralisation et traçabilité des échanges
La solution permet de suivre l’ensemble des flux de facturation au sein d’un environnement unique. Les utilisateurs bénéficient d’une visibilité complète sur leurs documents, leur historique et leurs traitements, renforçant ainsi le pilotage et le contrôle des processus.
- Automatisation des processus de gestion
Sysnea 360 optimise le traitement des factures grâce à des workflows de validation, d’approbation et de classement automatisés. Cette automatisation réduit les tâches administratives à faible valeur ajoutée et accélère les délais de traitement.
- Conformité et sécurisation de l’information
La plateforme contribue à garantir la qualité et l’intégrité des documents en centralisant les données, en sécurisant les accès et en facilitant le respect des obligations réglementaires liées à l’archivage et à la gestion documentaire.
- Intégration avec l’écosystème de l’entreprise
Connectée aux ERP, logiciels comptables et plateformes agréées partenaires, Sysnea 360 s’intègre naturellement dans le système d’information existant afin d’assurer une circulation fluide et fiable des données.
Ainsi, associée à une Plateforme Agréée, Sysnea 360 devient un véritable hub documentaire et de dématérialisation, permettant aux entreprises de concilier conformité réglementaire, performance opérationnelle et maîtrise de leurs processus documentaires.
Sécurité, conformité et traçabilité : des enjeux au cœur de Sysnea 360
La réussite d’un projet de dématérialisation repose avant tout sur la capacité à garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des informations. Dans cette optique, Sysnea 360 intègre les mécanismes de sécurité indispensables à la gestion des documents sensibles et au respect des exigences réglementaires.
Hébergement sécurisé des données
Les documents et données sont hébergés dans des infrastructures cloud sécurisées offrant un haut niveau de disponibilité, de protection et de confidentialité. Cette approche permet aux entreprises de bénéficier d’un environnement fiable tout en respectant les réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles.
Archivage électronique à valeur probante
Pour les documents nécessitant une conservation à long terme, Sysnea 360 peut s’appuyer sur des solutions de coffre-fort numérique garantissant l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des informations. Les documents archivés conservent ainsi leur valeur probante tout au long de leur cycle de vie.
Traçabilité complète des opérations
Chaque action réalisée sur un document (consultation, modification, validation, partage ou suppression) est enregistrée dans un historique détaillé. Cette piste d’audit permet de renforcer la gouvernance documentaire, de sécuriser les processus et de répondre aux exigences de conformité.
Pourquoi choisir l’écosystème Toshiba ?
L’un des principaux atouts de la solution réside dans la complémentarité entre les équipements Toshiba et les solutions de dématérialisation associées. Fort de son expertise historique dans les systèmes d’impression et de numérisation, Toshiba propose une approche globale visant à simplifier la capture, le traitement et l’exploitation des documents.
Grâce à l’intégration native entre les multifonctions Toshiba et Sysnea 360, les utilisateurs peuvent numériser leurs documents papier et les envoyer directement vers les espaces de classement de la GED en quelques clics seulement. Cette continuité entre les équipements et les applications documentaires facilite l’adoption par les utilisateurs, réduit les manipulations et améliore l’efficacité des processus métiers.
En associant gestion documentaire, automatisation des workflows, archivage sécurisé et intégration aux outils du quotidien, l’écosystème Toshiba permet aux entreprises de disposer d’une solution complète pour accélérer leur transformation numérique et maîtriser l’ensemble de leur cycle documentaire.
De plus, la modularité de Sysnea 360 permet aux entreprises d’adopter une démarche progressive et adaptée à leurs priorités. Elles peuvent débuter par la dématérialisation des factures fournisseurs afin de répondre aux nouvelles obligations réglementaires, puis étendre progressivement l’usage de la plateforme à d’autres processus stratégiques tels que la gestion des ressources humaines, les bulletins de paie électroniques, les dossiers collaborateurs, les contrats ou encore les documents qualité.
Au-delà de la simple mise en conformité, la transition vers le numérique et la facturation électronique représente une véritable opportunité de transformation pour les organisations. En centralisant l’ensemble de leurs flux documentaires au sein de Sysnea 360, les entreprises gagnent en visibilité, en productivité et en sécurité, tout en réduisant les tâches administratives répétitives à faible valeur ajoutée.
Accompagnées par l’expertise et la proximité des équipes Toshiba Tec, elles disposent d’une solution évolutive capable d’accompagner durablement leur croissance, d’améliorer l’efficacité de leurs processus métiers et de renforcer leur résilience face aux enjeux réglementaires et organisationnels de demain.
