Qu’est-ce que le Punch-Out ?

Punch-Out : Definition

La plupart des professionnels connaissent le e-procurement, qui permet de dématérialiser les achats des entreprises : l’approvisionnement en ligne consiste à passer des commandes à distance via un catalogue électronique (une plateforme d’e-procurement).

Les avantages de l’e-procurement sont nombreux et évidents : gain de temps, mise en concurrence des fournisseurs, comparaison des prix, moins de main d’oeuvre nécessaire, plus de transparence, possibilité d’automatiser certaines taches …

Le punch-out (aussi orthographié punchout) va encore plus loin dans la démarche puisqu’il permet de passer des commandes sans quitter l’application ERP ou CRM utilisée par l’entreprise cliente. Concrètement, les fournisseurs donnent accès à leurs catalogues de produits et services via une API, et les clients potentiels ont accès à ces catalogues directement depuis le CRM / ERP qu’ils utilisent.

Les clients n’ont donc pas besoin d’utiliser un logiciel spécifique, un logiciel tiers, ou de se connecter à un site en ligne ou une base de données distante, ce qui permet de dématérialiser encore un peu plus les transactions commerciales.

D’un point de vue purement technique, le punch out repose le plus souvent sur l’un ou l’autre de ces protocoles de communication :

– cXML (commerce eXtensible Markup Language), développé par Ariba (souvent considéré comme l’inventeur du punch-out)

– OCI (Open Catalog Interface), développé par SAP, qui permet de mettre en place une liaison informatisée entre le système d’achats d’une entreprise et le catalogue en ligne de chacun de ses fournisseurs.

Punch-Out : Avantages

Le Punch-Out s’est rapidement développé ces dernières années car il offre de nombreux avantages pour les clients comme pour les fournisseurs :

– Le Punch-Out permet de réaliser des économies car il nécessite moins de main d’oeuvre (il y a plus d’automatisation)

– L’entreprise cliente et son service achat a moins de travail à faire car les fournisseurs se chargent de mettre à jour les catalogues (produits, références, caractéristiques, quantité disponibles, prix, remises et promotions …)

– Les informations étant centralisées et mises à jour en temps réel, elles sont aussi plus précises, ce qui limite le risque d’erreurs.

– Les tarifs sont en général plus intéressant (tarifs préférentiels, remises …)

– Le punchout améliore l’expérience utilisateur avec une interface similaire à celle d’un site marchand (moteur de recherche de produits, suggestion de produit, tri …)

– Cela garantit plus de transparence sur les transactions.

– Aucune maintenance informatique à faire : tout est géré par le fournisseur.

– C’est plus simple, avec une seule authentification.

– La passation de commandes est plus rapide et l’expédition de commandes aussi.

– Le punch-out est bien adapté pour assurer la gestion des achats comprenant des offres très larges.

– Cela représente au final un vrai gain de productivité et de temps pour les équipes chargées des achats. L’intégration du punch out au CRM / ERP de l’entreprise garantit que la passation de commandes va respecter les procédures comptables et financières de l’entreprise.

N’hésitez pas à consulter cet article pour en savoir plus sur le punch out.

Punch-Out : Inconvénients

Le principal inconvénient de cette solution est qu’il peut être difficile de comparer les prix des différents fournisseurs, car chacun à sa propre plateforme de vente en ligne. Le protocole OCI de SAP essaie toutefois de résoudre ce problème avec sa fonctionnalité BACKGROUND_SEARCH.

Le Punch-Out en résumé

Pour résumer, le punch-out coté fournisseur consiste à mettre en ligne et à tenir à jour en continue un catalogue de produits et service, puis de fournir un accès à ce catalogue à ses clients potentiels. Le punch-out coté client consiste à pouvoir accéder au catalogue de son fournisseur depuis son logiciel CRM ou ERP préféré, et donc de passer des commandes depuis sont ERP / CRM.