Comment un logiciel de soumission structurée aide les PME de services à signer plus de contrats ?

Afin d’acquérir des marchés sur lesquels travailler, de nombreuses PME doivent soumissionner à des offres. Les demandes ne manquent pas. Cependant, plusieurs PME n’arrivent pas à signer des contrats. Cela est entre autres dû au fait qu’elles ne disposent pas d’une bonne structure pour la gestion des soumissions. Lorsqu’un devis est envoyé tardivement ou est mal structuré, vous pouvez perdre une vente. La solution est donc de vous tourner vers un logiciel de soumission.

Quelles sont les limites des méthodes manuelles de soumission ?

Bien qu’on soit à l’ère du numérique, de nombreuses PME utilisent encore les méthodes manuelles pour effectuer des soumissions. Elles ont en effet recours au pack office (Word, Excel). Ces méthodes présentent cependant, un certain nombre de limites.

Le premier inconvénient des méthodes manuelles est la lenteur dans l’envoi des devis. La rédaction des devis peut prendre un certain temps lorsqu’on fait cela avec Word. Pendant ce moment, un concurrent a la possibilité d’utiliser un logiciel de soumission gratuit pour répondre plus rapidement.

comment un logiciel de soumission structuree aide les pme de services a signer plus de contrats 2

Ensuite, il est possible que vous oubliiez de relancer les clients après l’envoi de devis. Une telle erreur peut nuire à la transformation des soumissions en contrats. Une autre limite des méthodes traditionnelles est l’apparence des documents. Comme vous pouvez l’imaginer, l’apparence donne un aspect professionnel au document. Votre devis doit donc avoir une bonne identité visuelle et être facile à lire et à comprendre. Vous pourrez avoir du mal à faire cela avec un outil comme Word.

Enfin, vous pourrez avoir des problèmes de traçabilité lorsque vous utilisez une méthode classique. Dans certains cas, vous ne pouvez pas savoir si le client a reçu le document et s’il l’a ouvert ou non.

Qu’est-ce qu’un bon logiciel de soumission change concrètement ?

Un bon logiciel de soumission vous facilite la tâche. En quelques clics, il vous sera possible d’envoyer un devis au client, même en utilisant votre téléphone portable. L’outil vous permet également d’avoir une présentation claire et personnalisée des différents documents. Vous pourrez mettre votre logo ainsi que les conditions de service. Vous n’aurez plus à effectuer cette modification pour les autres documents du même type.

En outre, un bon logiciel de soumission vous permet d’effectuer un suivi automatisé. Vous aurez le statut de votre document à chaque étape du processus. Vous saurez donc si le document a été envoyé, lu et accepté. Vous pouvez même planifier des rappels au client s’il ne répond pas au bout d’une certaine période. Un autre avantage intéressant de ce type de logiciel, c’est la possibilité de conserver toutes les soumissions en un seul et même endroit. Vous pouvez ainsi accéder à l’historique des échanges et voir les performances commerciales de votre PME.

Vous pouvez par exemple utiliser le logiciel Plannit pour PME pour vos soumissions. Déjà populaire au Québec, cet outil est désormais disponible pour les pros en France. Il a déjà été utilisé par des professionnels de divers domaines. C’est le cas Habitat Verre qui a vu sa clientèle augmenter grâce au sérieux que ce logiciel lui donnait. L’entreprise pouvait profiter d’une plus grande rapidité de traitement et de la clarté des documents, ce qui a fait augmenter son taux d’acceptation.

Quelles sont les fonctionnalités clés à rechercher sur un logiciel de soumission ?

Pour le choix de votre logiciel de soumission, vous devez vous assurer qu’il dispose d’un certain nombre de fonctionnalités. D’abord, le logiciel doit avoir une interface simple. C’est une fonctionnalité permettant une prise en main facile et rapide du logiciel, même par des personnes peu familières à la technologie.

Le logiciel doit aussi vous permettre de créer des modèles de soumission personnalisables. C’est une option grâce à laquelle vous pourrez gagner du temps tout en gardant l’image soignée de votre entreprise.

Il faut aussi que vous ayez la possibilité de suivre les devis que vous faites sur le logiciel. Grâce à une vision claire de chaque soumission, vous pourrez mieux gérer les différentes relances et augmenter les chances de conversion. Enfin, n’hésitez pas à opter pour un outil pour une solution qui intègre des fonctionnalités de planification et de facturation.

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, pour s’en sortir en tant que PME, il faut que vous ayez une bonne capacité à soumissionner. Vous pourrez effectuer cela de façon efficace en utilisant un bon logiciel de soumission. C’est un outil qui augmente votre niveau de professionnalisme et le nombre de contrats que vous signerez.

Henri Parmentier

Henri Parmentier est journaliste et rédacteur de Comparatif-Logiciels.fr. Mon objectif est de vous aider à trouver le bon logiciel pour votre entreprise grâce à des tests et des comparatifs argumentés : fonctionnalités, avantages, design, tarifs ...

Comparatif-Logiciels.fr
Logo
Comparer les logiciels
  • Total (0)
Comparer
0