Projet logistique : Les 6 étapes clés pour réussir la mise en place d’un WMS

Votre entrepôt sature, vos préparateurs de commandes perdent du temps à chercher les produits, et vos erreurs de stock se multiplient ? Il est temps de franchir le cap de la digitalisation. Mettre en place un WMS (Warehouse Management System) est souvent le projet structurant qui permet à une entreprise de passer un cap de croissance.

Cependant, l’intégration d’un tel système est une opération à cœur ouvert pour votre logistique. Selon le cabinet Gartner, près de 30 % des projets WMS échouent ou dépassent largement leur budget initial, souvent par manque de préparation.

Pour éviter ces écueils, il ne faut pas voir ce projet comme une simple installation informatique. C’est une refonte de vos processus. Pour garantir le succès et choisir le bon logiciel WMS adapté à votre entrepôt, vous devez suivre une méthodologie rigoureuse. Voici les étapes indispensables pour réussir votre déploiement : Comment mettre en place un WMS ?

Étape 1 : L’audit et la définition du cahier des charges

Avant même de contacter des éditeurs, vous devez réaliser une radiographie de votre existant. Ne cherchez pas un outil qui fait « tout », cherchez un outil qui répond à vos problèmes.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont mes flux actuels (réception, stockage, préparation, expédition) ?
• Où sont mes goulots d’étranglement ?
• Quelles sont mes contraintes produits (DLC, numéros de série, matières dangereuses, température dirigée) ?
• Quel est mon volume de commandes jour/heure/saisonnalité ?

Rédigez un cahier des charges fonctionnel. C’est ce document qui servira de base légale et technique lors des discussions avec les prestataires. Soyez précis sur vos attentes : « Je veux réduire mes erreurs de picking de 50 % » est un objectif clair.

Étape 2 : Le choix de l’éditeur et de l’intégrateur

C’est une décision stratégique qui vous engage pour 5 à 10 ans. Ne regardez pas uniquement le prix de la licence.

Évaluez :

• La couverture fonctionnelle : Le WMS gère-t-il nativement vos spécificités (ex: cross-docking, allotissement) ?
• L’ergonomie : Vos opérateurs vont l’utiliser 7h par jour. L’interface est-elle intuitive ?
• La pérennité de l’éditeur : L’entreprise sera-t-elle encore là dans 5 ans pour faire les mises à jour ?
• La capacité d’accompagnement : L’équipe projet connaît-elle votre métier ?

Étape 3 : La cartographie et le nettoyage des données

C’est l’étape souvent sous-estimée qui cause le plus de retards. Un WMS ne peut pas fonctionner avec des données « sales ».

Vous devez :

1. Cartographier l’entrepôt : Définir chaque emplacement (allée, travée, niveau) avec un code-barres unique. Le WMS doit avoir une représentation numérique exacte de votre dépôt.
2. Qualifier les articles : Chaque référence produit (SKU) doit avoir des données logistiques fiables : poids, dimensions (longueur, largeur, hauteur), conditionnement. Si le WMS pense qu’un carton fait 10 cm alors qu’il en fait 50, tout le calcul d’optimisation de stockage sera faux.

Étape 4 : L’interfaçage avec l’ERP et l’écosystème IT

Votre WMS ne vivra pas seul. Il doit dialoguer en temps réel avec votre ERP (gestion commerciale) ou votre site E-commerce.

Vous devrez définir les flux d’échanges (interfaces ou API) :

• ERP vers WMS : Envoi des fiches articles, des commandes clients, des ordres de réception fournisseurs.
• WMS vers ERP : Remontée des stocks, confirmation des expéditions, ajustements d’inventaire.

C’est ici que les tests techniques sont cruciaux pour éviter que des commandes ne se perdent « dans les tuyaux » entre deux systèmes.

Étape 5 : La préparation matérielle et infrastructure

Le logiciel a besoin de supports physiques pour fonctionner sur le terrain.

• Réseau Wi-Fi : Il est impératif de réaliser une couverture radio (survey) professionnelle de l’entrepôt. Les zones d’ombre (zones sans réseau) sont interdites, sinon les terminaux planteront en plein milieu d’une allée.
• Matériel : Choisissez des terminaux durcis, des lecteurs codes-barres (douchettes, bagues), des imprimantes thermiques pour les étiquettes d’expédition. L’ergonomie du matériel impacte directement la productivité des caristes.

Étape 6 : La formation et la conduite du changement

C’est le facteur humain qui détermine l’adhésion au projet. Vos équipes vont voir leurs habitudes bouleversées. Elles ne travailleront plus « de mémoire » mais seront guidées par le système.

• Impliquez les « Key Users » (utilisateurs clés) dès le début du projet. Ce sont des chefs d’équipe ou des opérateurs expérimentés qui testeront l’outil et formeront ensuite leurs collègues.
• Organisez des sessions de formation pratique en conditions réelles avant le démarrage.
• Expliquez le « pourquoi » : le WMS n’est pas là pour les surveiller, mais pour simplifier leur travail et réduire la pénibilité (moins de marche inutile, moins de stress lié aux erreurs).

Le démarrage (Go-Live) et le post-démarrage

Le jour J, attendez-vous à une baisse de productivité temporaire. C’est normal, c’est la courbe d’apprentissage. Prévoyez une équipe de support renforcée sur le terrain pendant les deux premières semaines pour débloquer les situations.

Après un mois, réalisez un premier bilan : les KPI (indicateurs clés de performance) sont-ils atteints ? Le taux de service s’est-il amélioré ? C’est le moment d’affiner les paramétrages pour optimiser la performance.

FAQ : Installation WMS

Combien de temps faut-il pour installer un WMS ?

Cela dépend de la taille de l’entrepôt et de la complexité des flux. Pour une PME avec des flux standards, comptez entre 3 et 6 mois. Pour des grands groupes ou des projets très complexes, cela peut prendre 12 mois ou plus.

Peut-on mettre en place un WMS sans arrêter l’activité ?

Oui, c’est même la norme. Le basculement se fait souvent sur un week-end ou lors d’une période de faible activité. On réalise un inventaire complet juste avant le démarrage pour partir sur des stocks justes.

Quelle est la différence entre WMS et WCS ?

Le WMS gère les stocks, les ordres et les hommes. Le WCS (Warehouse Control System) pilote les automates (convoyeurs, transstockeurs, robots). Si votre entrepôt est mécanisé, le WMS donnera l’ordre « Sortir la palette A », et le WCS exécutera le mouvement mécanique pour l’amener au poste de travail.