PDFSmart : le logiciel professionnel pour éditer des fichiers PDF

Qu’est-ce qu’un fichier PDF ?

C’est quoi un fichier en PDF ? En anglais, “PDF” signifie “Portable Document Format”, ce qui peut se traduire par “Format de Document Portable” en français.

Un fichier .pdf est un format informatique comme il en existe beaucoup : .zip pour les archives, .jpg ou .png pour les images, .mpg ou .mov pour les vidéo … Chaque type de fichier dispose de sa propre extension.

Pour les fichiers de type document, il existe de nombreux formats, les plus connus étant .doc ou .docx pour Microsoft Word, .html pour les fichiers HTML, .txt pour les fichiers texte, .xlsx ou .csv pour les fichiers Excel … Le .pdf s’applique aux documents utilisant le format électronique développé en 1992 par la société Adobe.

Ce format s’est progressivement imposé comme une norme internationale : il est désormais géré directement par l’ISO (Organisation Internationale de Normalisation), qui se charge de le faire évoluer (dernière évolution en date en 2021 : ISO 32000-2). Il existe de nombreux logiciels prenant en charge le format pdf, comme par exemple le logiciel en ligne PDFSmart.

Le PDF est une norme ISO

A quoi sert un fichier PDF ?

Le format PDF permet d’afficher un document sur un écran, quel que soit le matériel, le système d’exploitation ou le logiciel qui est utilisé. Un document PDF s’affichera donc exactement de la même façon, qu’il soit ouvert depuis un smartphone Android en Asie, depuis un MacBook en France, ou depuis un PC Linux en Antarctique !

Un fichier PDF s’adapte à quasiment tous les types de contenu : il peut contenir du texte, du code, des liens HTML, des images, des boutons, des formulaires, du son, des feuilles de calcul …

Exemple de fichier PDF

Pourquoi utiliser le PDF en entreprise ?

Toutes les entreprises doivent échanger quantité d’informations en interne (avec leurs collaborateurs) et en externe (avec les clients, les fournisseurs, les partenaires, l’Etat …) et le format PDF est idéal pour de nombreuses raisons :

– Comme nous l’avons vu, tout le monde peut ouvrir un fichier PDF depuis n’importe quel appareil / système d’exploitation
– Le design du fichier ne changera pas et s’affichera de la même façon pour tout le monde
– Modifier un fichier PDF est possible mais compliqué : le PDF garantit une certaine intégrité des données
– Pour encore plus de sécurité, l’entreprise peut ajouter un mot de passe au fichier PDF (pour le lire ou pour l’éditer)
– Le fichier PDF prend beaucoup moins de place qu’un fichier Word traditionnel, on peut facilement l’ajouter en pièce jointe d’un email
– On peut afficher un PDF sur un site Internet, mais aussi le lire hors connexion en le téléchargeant
– On peut interdire son impression …

Le PDF est un format électronique en constante évolution, et de nouveaux avantages sont apparus pour les entreprises : les pdf sont dynamiques (on peut ajouter des boutons et liens cliquables pour effectuer une action en ligne), les pdf gèrent la signature électronique (très pratique pour faire signer un devis à distance), les pdf peuvent être “lus” par des machines (grâce à la technologie OCR), les pdf gèrent le travail collaboratif (édition, révision …)

Dernier avantage des fichiers PDF en entreprise : ils sont gérés plupart des logiciels SaaS et progiciels ! On peut créer, éditer, modifier des fichiers PDF pour établir des factures, créer un planning, envoyer une note de service …

Exemple de factures au format PDF

Comment utiliser le PDF en entreprise ?

Les entreprises utilisent le pdf pour créer et diffuser de nombreux types de documents :

– On peut convertir une présentation PowerPoint au format PDF
– On peut créer de simples documents texte : note de service, mémo, compte rendu de réunion, contrat de travail …
– On peut créer des documents Excel puis les convertir : bilans, comptes de résultats …
– On peut créer des documents mixtes : business plan, analyses, rapports d’activité …
– On peut créer une plaquette commerciale comprenant des images
– On peut créer des devis, bons d’achats, bons de livraison ou factures avec signature électronique
– On peut créer des enquêtes et sondages à remplir en ligne

Le fichier PDF s’accorde avec tous les types d’activités (une exploitation agricole ou une banque) et avec tous les métiers : marketing, commercial, ressources humaines, recherche et développement, comptabilité …

PDFSmart répond à tous les cas d’usage du PDF en entreprise

Comment créer et modifier un fichier PDF ?

Le plus simple pour créer un fichier PDF est d’utiliser Word : créez le document dont vous avez besoin (il peut s’agir d’un devis, d’une facture, d’une présentation commerciale …) et sauvegardez-le au format .docx. Il vous suffira ensuite d’uploader ce fichier Word sur un service en ligne comme PDFSmart.com qui se chargera de le convertir pour vous en document PDF.

Pour convertir un PDF en fichier Word, vous pouvez suivre la même procédure : envoyez le fichier pdf à convertir sur PDFSmart, qui le transformera comme par magie en fichier Word. Le tout sans aucune installation logicielle !

Convertir un PDF en fichier Word

Attention, certains fichiers PDF sont protégés par un mot de passe, sont signés ou sont certifiés numériquement: vous ne pourrez alors pas faire certaines choses comme l’imprimer, comme le modifier, comme le convertir …