Comment comptabiliser les travaux en cours ?

Pour toutes les entreprises, la comptabilité peut représenter une certaine idée du calvaire. Pourtant, de nombreuses solutions s’offrent à toutes ces sociétés, y compris celles qui ne possèdent pas de service comptable approprié ou représentant tout simplement, des indépendants ou des artisans. Ces derniers sont nombreux dans le monde des bâtiments et des travaux publics et ont qui plus est, rarement du temps à consacrer à toutes ces tâches administratives. Pourtant, elles sont obligatoires pour de nombreuses choses et notamment l’aspect légal.

Sans cette comptabilité, il n’y a pas non plus de facturation et donc, de revenus pour l’entreprise. Le cercle vicieux affronte de ce fait toujours le mécontentement des entrepreneurs à l’idée de tenir leur comptabilité. Si des moyens pour le faire sont fréquemment mis en œuvre en facilitant cette tâche, le monde du BTP reste particulier, y compris à ce sujet. Il existe donc plusieurs obligations pour la comptabilité des travaux et des chantiers en cours.

À ce sujet, comment effectuer sa gestion comptable en bonne et due forme en même temps que l’on se trouve sur un chantier pouvant parfois, être prévu sur plusieurs mois, voire années ?

L’essentiel : utilisez les meilleurs moyens pour gérer votre société

Lorsque l’on entreprend les choses dans les affaires, il faut toujours prévoir l’essentiel et surtout, anticiper le plus de choses possibles. Une fois la société lancée, il est très complexe de faire machine arrière et lorsque les premiers contrats et clients débarquent, une multitude de « bons » problèmes débarquent : dans le monde du BTP, les horaires de travail sont conséquentes la plupart du temps pour les indépendants.

Il faut donc prévoir le maximum de choses possibles et apprendre à compter sur des aides extérieures. Ces dernières peuvent être des logiciels adaptés aux rudiments des métiers du BTP. Ils permettent un meilleur accès comptable, facilité, comme avec un logiciel de gestion de chantier s’avérant d’une grande aide lors des contrats établis entre les entrepreneurs et les clients.

Ces logiciels sont souvent pensés pour certains métiers précisément et relèvent d’une grande aide lorsqu’ils concernent les entrepreneurs dans le bâtiment. Avec les obligations sans cesse mises à jour sur les devis, factures et autres fonctions de manière automatique, l’indépendant ne perd plus de temps et s’assure de ne pas faire d’erreur.

Apprendre à déléguer est important lorsque l’on possède une entreprise et faire confiance à un logiciel spécialisé est une donnée prépondérante dans la réussite et le temps gagné par un indépendant. Il en va d’ailleurs de même pour les plus grandes sociétés possédant un service comptabilité prévu à cet effet. L’utilisation d’un logiciel tiers facilite toujours la vie d’une entreprise et probablement encore plus dans le BTP.

Utiliser les meilleurs moyens mis à la disposition de son métier ou de sa situation est un grand plus, notamment pour se montrer plus efficace.

Qu’est-ce que le compte prorata ?

Lorsque l’on gère un chantier, il arrive fréquemment que plusieurs entreprises doivent intervenir en fonction de leurs spécialités respectives et donc, des besoins généraux. La gestion comptable du chantier peut alors devenir complexe à gérer, notamment au moment de se décider sur les frais à payer pour la sécurisation, la préparation ou tant d’autres passages obligatoires pour un rendu efficace.

Pour cela, le compte prorata existe et facilite la gestion comptable de toutes les entreprises présentes. Encore plus lorsqu’elles possèdent un logiciel de comptabilité adapté, comme mentionné ci-dessus.

En fonction de sa participation aux travaux, convenue précisément avant lors d’une réunion collégiale pour en discuter, chaque entreprise participe à sa hauteur aux dépenses communes. Nous l’avons dit, il peut s’agir de la consommation d’eau, d’électricité, etc.

Il doit généralement entrer en compte dans chaque chantier conséquent et sa mise en place est particulièrement simple lorsque les entrepreneurs y sont habitués.

Quelle TVA dans le monde du BTP ?

Excepté les auto-entrepreneurs n’ayant pas franchi le seuil de la TVA, les entrepreneurs dans le BTP doivent bien entendu facturer cette taxe pour pouvoir la récupérer par la suite, lors des déclarations trimestrielles ou annuelles effectuées par l’expert-comptable. Cette exénoration de TVA rend le travail des indépendants affiliés à ce régime très intéressant pour les particuliers puisqu’ils n’ont pas à payer la taxe lors des travaux. L’intérêt financier est donc tout autre !

Pour les entrepreneurs assujettis à la TVA, le taux peut varier en fonction des travaux et chantiers effectués. Il y a fort logiquement la TVA à taux plein, à savoir 20%. Elle s’applique dès lors que les constructions, travaux, ou rénovations ne peuvent pas bénéficier d’une réduction à ce sujet. C’est le cas lors de la construction d’une maison neuve, des travaux de rénovation dans un lieu non habité, dans le monde des espaces verts ou au niveau de l’installation ou maintenance d’ascenseurs.

Ensuite et depuis quelques années, la TVA à taux réduit (5,5%) s’applique pour tous les travaux de rénovation avec pour but, d’améliorer les performances énergétiques du bâtiment concerné. Cette baisse de taxe a été mise en place pour faciliter l’accès à des équipements moins énergivores pour la consommation et la planète. Elle prend en compte la pose de nouvelles fenêtres, l’isolation des combles et de l’extérieur ainsi que le remplacement d’une chaudière.

Enfin et plus particulièrement, il existe également la TVA intermédiaire s’appliquant sur la main d’œuvre et le matériel acheté pour la bonne tenue des travaux. Elle s’élève à 10% et peut être appliquée sur les travaux dans la salle de bain, la cuisine et également, sur la pose de parquet dans une maison.

Une fois de plus, un logiciel de gestion adapté aux métiers du BTP de qualité mettra systématiquement à jour cette taxe en fonction de la situation de l’entrepreneur et des travaux effectués.

Ne pas omettre l’éventuelle retenue de garantie

Lors de la comptabilisation de vos chantiers en cours et ce, dès les devis obligatoires à effectuer et avant la facturation finale, vous pourriez convenir avec le client d’une retenue de garantie. Nous vous conseillons de la parapher au sein d’un document officiel pour garder une trace de cet accord. La procédure est souvent menée dès lors que les travaux sont importants, au niveau du prix ou de la durée de ceux-ci.

Généralement, la somme de retenue de garantie se place à 5% du prix total de la prestation et sert à protéger le client final, qui par accord avec l’entrepreneur, ne règle les 5% restants qu’un an (dans la plupart des cas) après la fin des travaux. Le but est simple : s’assurer de la bonne réalisation des travaux et de la non-apparition de problèmes (humidité, isolation, etc.) quelques mois après la fin du chantier. Cette façon de faire est habituelle et il reste importante de la prendre en compte au moment de comptabiliser ses chantiers.

Pour un entrepreneur, ces 5% peuvent représenter une somme importante et il est crucial de ne pas les prendre en compte dans son bilan comptable ou son suivi financier. Ou du moins, pas avant un an !