GedZilla

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GedZilla : Présentation

GedZilla est un logiciel de gestion électronique des documents (GED) 100% français qui s’adresse aux TPE/PME de tous secteurs d’activité.

Cette solution GED offre de nombreuses fonctionnalités :

– Stockage de tous types de documents professionnels
– Classement automatique des documents
– Moteur de recherche pour retrouver facilement un document parmi des milliers d’autres
– Partage de dossiers avec des collaborateurs
– Création facile de devis, factures …
– Gestion d’une base de données de clients, vendeurs, produits, abonnements …
– Suivi et gestion des dépenses grâce aux statistiques
– Suivi des contrats fournisseurs
– Certification HDS
…

GedZilla est disponible sans engagement à partir de 39,90 euros HT par mois (1 utilisateur et 5 accès en consultation, 100 pages entrantes et 100 Go de stockage) : vous pouvez moduler cette offre en fonction de vos besoins (par exemple si vous avez besoin de plus de stockage) et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours, sans carte bancaire.

 

GedZilla : Avantages

– Logiciel conçu en France
– Hébergement de vos données en France sur trois serveurs distincts (certifiés ISO/IEC et CSA STAR)
– Permet de gérer tous types de documents
– Son moteur de recherche permet de retrouver un document en quelques secondes
– Accompagnement sur-mesure, support technique en français
– Logiciel sans engagement : vous pouvez changer d’offre en fonction des besoins
– Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 15 jours pour le tester
…

 

GedZilla : Fonctionnalités

Gérer des documents

Gérer vos document avec GedZilla permet de gagner beaucoup de temps :

– Reconnaissance et extraction automatisée des informations importantes de vos documents grâce à l’IA
– Elimination de la saisie manuelle et réduction des erreurs de transcription grâce à l’IA
– Création de workflows personnalisables
– Attribution automatisée de tâches à vos collaborateurs
– Indexation et classement automatique des documents
– Visualisation en temps réel de l’avancée de votre flux de travail
– Visualisation de l’évolution de vos dépenses en temps réel
– Comparaison des coûts de vos fournisseurs sur plusieurs années
– Gestion de la signature électronique
…

Avec GedZilla vous pouvez ajouter facilement vos documents de cinq manières différentes :

– En les uploadant directement via l’interface
– En les envoyant par email (GedZilla créé automatiquement une adresse du genre xx @ box.gedzilla.com)
– Vos fournisseurs peuvent également utiliser cette adresser email : leurs documents apparaitront dans votre bannette
– Via une fonctionnalité scan to mail
– Depuis l’application mobile

GedZilla utilise des fonctionnalités d’OCR et d’intelligence artificielle pour lire et analyser les documents pdf et image afin de remplir automatiquement certains champs pré-paramétrés (comme les montants et les dates). L’IA peut, par exemple, comprendre qu’une facture éditée le 5 du mois et bénéficie d’un délai de paiement de 30 jours : elle calculera automatiquement la date d’échéance.

Si vous avez des champs spéciaux, propres à votre entreprise, vous pouvez demander à l’équipe GedZilla de les ajouter (afin qu’ils soient eux aussi reconnus par l’IA, sinon il vous faudra les remplir manuellement).

Vous pouvez ajouter des workflows pour les documents : ainsi un nouveau document peut d’abord être validé par un premier collaborateur, puis signé par un deuxième collaborateur, avant qu’un troisième collaborateur n’effectue le paiement … Chaque document à traiter apparait automatiquement dans la bannette du collaborateur concerné. On peut bien entendu créer de nouveaux workflows, ajouter des délais de traitement, personnaliser les destinataires …

Parce que tous les documents n’ont pas la même utilité, ceux qui ne sont pas analysés par l’IA ne sont pas comptabilisés dans le forfait (vous pouvez par exemple stocker tous vos PV d’AG ou comptes-rendus de réunion sans analyse).

GedZilla gère la signature électronique et propose plusieurs packs en fonction des besoins. Les signatures électroniques sont alors valables pendant six mois et peuvent être utilisées en interne ou en externe (par exemple pour envoyer un devis à un client, qu’il pourra signer électroniquement).

Gestion des dossiers

L’IA permet également de classer automatiquement tous vos documents dans des catégories de dossiers préconçus (par exemple : factures > fournisseurs > 2024 > janvier), mais vous pouvez bien sur créer vos propres dossiers également.

Ces dossiers peuvent être partagés avec d’autres collaborateurs, un comptable, un fournisseur … ils pourront alors les consulter, télécharger les fichiers et se les envoyer par email.

Moteur de recherche

Le moteur de recherche de GedZilla permet de retrouver votre document en quelques secondes grâce à :

– la recherche par mot clé
– la recherche par date
– la recherche par montant
– la recherche par type de fichier
– la recherche dans le contenu des documents
…

Gérer des produits

Avec GedZilla vous pouvez gérer tous vos produits et services en créant, pour chacun d’entre eux, des fiches résumant leurs caractéristiques : nom, description, prix HT, taux de TVA …

Gérer des vendeurs

GedZilla permet de gérer plusieurs points de vente en attribuant pour chacun un numéro SIREN, un numéro de TVA intracommunautaire, des coordonnées bancaires (RIB) …

Créer des devis et factures

La création de fiches sur vos produits, prospects et vendeurs vous permettra par la suite de créer rapidement des devis et des factures.

Pour créer un devis ou une facture il faut dans un premier temps lui attribuer un vendeur et un acheteur (votre prospect / client) avant d’ajouter les produits ou services concernés.

Vous pourrez ensuite modifier les quantités commandées, ajouter éventuellement une remise, préciser les conditions de paiement …

GedZilla permet de visualiser un devis ou une facture avant de la valider : elle apparaitra alors dans sa forme définitive (un fichier pdf que l’on peut imprimer). Vous pourrez ensuite choisir de l’envoyer directement par email au client et de la stocker dans votre espace en ligne, ou de la télécharger au format pdf et de la stocker dans vos dossiers.

Gérer des clients

Vous pouvez également gérer vos prospects ainsi que vos clients comme dans un CRM : nom de l’entreprise, nom des personnes, coordonnées, adresse email et numéro de téléphone …

Gérer des avoirs, paiements et abonnements

GedZilla permet également de créer des avoirs, de suivre des abonnements (avec des paiements récurrents), et de suivre les paiements faits par vos clients.

Comptabilité

Vous pouvez donner un accès à certains dossiers à votre expert-comptable afin qu’il récupère les factures et justificatifs de paiement.

Vous pouvez aussi demander à GedZilla d’envoyer automatiquement certains documents au comptable.

Un module de pré-saisie comptable est également disponible en option (25 € HT par mois), compatible avec plusieurs logiciels comptables : GedZilla va alors analyser automatiquement vos documents pour générer un fichier de pré-comptabilité.

Statistiques

GedZilla analyse toutes vos dépenses et génère automatiquement des graphiques (par date, par fournisseur …)

L’ajout de tags à certains documents permet d’avoir une vision transversale (par exemple pour connaitre toutes les dépenses d’un salarié)

Vous pouvez aussi récupérer facilement les index de vos documents en format CSV (avec les titres, les dates, les montants …) pour pouvoir les réutiliser dans Excel en quelques clics.

Application mobile

GedZilla comprend une application mobile pour smartphone Android (et prochainement pour iPhone) qui permet notamment de :

– Scanner vos documents (par exemple une note de frais)
– Stocker vos documents en ligne
– Accéder à vos documents à distance
…

 

Intégrations

GedZilla permet d’exporter facilement des données vers les logiciels comptables les plus connus (Quickbooks, Sage 100, EBP, Cegid, Ciel …), et vous pouvez donner un accès à votre expert-comptable.

Interface logiciel

Interface de GedZilla :

 

Démo vidéo de GedZilla :

Vidéo #1 : 🚀 GedZilla by Numerize : L’ère nouvelle de la Gestion Électronique de Documents (GED)

 

GedZilla : Tarifs

GedZilla est accessible à partir de 39,90 euros HT par mois et par utilisateur et propose une offre d’essai gratuite de 15 jours sans carte bancaire.

Rendez-vous sur le site de l’éditeur pour moduler votre offre en fonction de vos besoins : les prix évoluent en fonction du nombre d’utilisateur, du nombre de pages, et de l’espace de stockage.

– 1 utilisateur (accès expert-comptable offert ainsi que 5 accès de consultation par utilisateur) + 100 pages entrantes par mois + 100 Go de stockage : 39,90 euros HT par mois

– 2 utilisateurs (accès expert-comptable offert ainsi que 5 accès de consultation par utilisateur) + 100 pages entrantes par mois + 100 Go de stockage : 49,90 euros HT par mois

– Sans engagement, l’abonnement est modulable en fonction de vos besoins en nombre d’utilisateurs et de pages.

 

Entreprise & Références utilisateurs

Numerize, des solutions vers le zéro papier !

Nous accompagnons les entreprises, collectivités et CSE depuis 2008 dans l’intégralité de l’organisation du cycle de vie de leurs documents. De la numérisation à la Gestion Électronique des Documents en passant par l’archivage et la destruction, c’est un service complet. Grâce à une équipe experte et dynamique, vos projets sont menés de A à Z !

Numerize : la clé pour une gestion documentaire optimisée !

Avec une expertise approfondie en numérisation, Numerize offre une gamme complète de services pour révolutionner votre gestion documentaire :

– GedZilla : un assistant documentaire en ligne qui simplifie la gestion, encourage la collaboration et automatise les processus. Cette plateforme transforme la manière de stocker et accéder aux documents,

– Numérisation sur-mesure : Adaptée à tous types de documents, notre service transforme vos archives physiques en ressources numériques, facilitant leur intégration et utilisation futures.

– Archivage et gestion : Nos solutions garantissent la sécurité et la facilité d’accès à vos archives, assurant une conservation optimale.

– Destruction sécurisée : Nous proposons une élimination conforme aux normes, protégeant vos informations sensibles.

Chez Numerize, notre mission est d’accompagner la transition numérique à chaque étape, en valorisant et optimisant la gestion documentaire.

GedZilla est référencé par France Num, le portail de la transformation numérique des entreprises du gouvernement, et est aussi certifié HDS pour la protection des données de santé.

 

GedZilla : notre avis

GedZilla est un logiciel de gestion électronique des documents 100% français qui permet de stocker des documents confidentiels en toute sécurité, sur des serveurs basés en France. Essayez gratuitement GedZilla pendant 15 jours pour découvrir toutes ses fonctionnalités : analyse des documents entrants, recherche simplifiée, statistiques auto-générées, gestion commerciale, passerelle comptable …